Conseil et Mise en œuvre

"La gestion de projet est l'application de connaissances, de compétences, d'outils et de techniques aux activités de projet pour répondre à leurs exigences. La gestion de projet est réalisée à travers le mentorat des processus de gestion de projet : démarrage, planification, exécution, suivi et contrôle, et clôture. Le chef de projet est la personne responsable de la réalisation des objectifs du projet", Guide du Project Management Book of Knowledge, 2004.

Grâce à l'utilisation de méthodes éprouvées de planification et de contrôle de la gestion de projet, les objectifs du projet seront définis et atteints avec la coopération d'une équipe multidisciplinaire dans trois domaines (portée du projet, temps et coût).
Définir le chemin correct vers le succès du projet est l'objectif que notre méthodologie éprouvée propose de surpasser. Ce chemin consiste en un cycle de vie qui relie le début à la fin du projet, où les principales activités et livrables sont également définis. L'équipe de projet gère les tâches du projet, qui impliquent généralement :

• Équilibrer les demandes conflictuelles en matière de portée, de temps, de coût, de risque et de qualité du projet ;
• Satisfaction des différents intervenants ayant des besoins et des attentes différentes ;
• Répondre aux exigences établies.

Le but de ce service est d'effectuer l'installation et l'homologation des composants dans l'environnement du client, conformément aux exigences prédéfinies en matière de matériel, de logiciels et de réseau.
L'installation consiste à rendre l'application accessible et l'homologation valide les interfaces de l'application avec le réseau, les e-mails, la base de données et les services dépendants.
Par définition, le service d'installation fournit l'application avec toutes ses fonctionnalités pour l'accès sur le réseau interne du client (intranet). Le client est responsable de fournir l'accès externe à l'application (internet), car c'est le client qui a la maîtrise des règles de sécurité et des configurations du réseau de son environnement.

Le but de ce package est de fournir un environnement virtualisé prêt à l'emploi (VMWare ou Hyper-V), avec le système d'exploitation Linux et SoftExpert Suite déjà installés. Cet environnement est déjà homologué et possède tous les composants liés à l'environnement d'exploitation et à l'application, configurés et ajustés pour une meilleure performance et une utilisation optimale.
Le package d'installation de l'environnement Linux + SoftExpert Suite (environnement virtualisé) fait référence à la disponibilité d'une machine virtuelle développée par SoftExpert, prête à être utilisée par les clients, ne nécessitant que des ajustements ponctuels au niveau du réseau, du datacenter et des services dépendants.
Le client est responsable de charger l'environnement acheté dans la structure de ses systèmes virtualisés (VMWare ou Hyper-V) ainsi que de rendre l'application accessible à l'extérieur (internet), car c'est le client qui a la maîtrise des règles de sécurité et des configurations du réseau de son environnement.

Le but de ce service est d'identifier le modèle de travail et la gestion de l'entreprise, ses points forts et faibles, les besoins en formation, les facteurs de succès du projet, les scénarios d'utilisation et le flux des processus.
Dans le contexte du processus de mise en œuvre de la solution SoftExpert, c'est sans aucun doute le service le plus important. L'origine des décisions et des actions prises selon les besoins et les exigences spécifiques du client découlera de cela. La manière dont le système sera paramétré et, par conséquent, tous les processus métiers desservis par l'application seront basés sur cette étape.

Grâce à des entretiens avec les gestionnaires et les utilisateurs, ainsi qu'à une analyse de la documentation du système et des processus existants, une étude sera menée sur les processus existants, les objectifs de l'entreprise et les besoins et attentes en matière d'amélioration de l'organisation grâce à l'utilisation des applications SoftExpert.
Sur la base des informations étudiées, des modèles de référence de processus seront élaborés. Ces modèles sont une manière de représenter le processus métier dans l'entreprise où la mise en œuvre a lieu. Les modèles sont différenciés en modèles qui décrivent la situation actuelle (appelés modèles "AS-IS") et les modèles qui expriment la situation future souhaitée (appelés modèles "TO-BE").

Parmi les options disponibles dans le modèle de référence du système, les alternatives les plus appropriées sont sélectionnées pour répondre aux exigences de l'entreprise, avec le modèle AS-IS élaboré selon les besoins.

Le service de configuration de l'application permet de créer des standards de paramétrage de l'environnement pour répondre au scénario proposé. En garantissant une utilisation maximale des fonctionnalités, il permet également au client de gérer le système de manière indépendante à l'avenir.

Les configurations initiales et les paramétrages des normes d'enregistrement et de flux de processus sont effectués. L'implication des utilisateurs clés dans les activités de configuration est d'une importance vitale pour assurer leur satisfaction et leur pleine conformité avec les normes établies. Après la définition des normes, les utilisateurs clés poursuivent le processus et terminent la saisie des données nécessaires pour compléter la configuration.

Des simulations à échelle réduite sont également réalisées pour valider les normes définies, garantissant ainsi la réussite des activités de multiplication.

Les informations générées par le service Discovery (cartographie des processus et définition des besoins spécifiques du client) servent de source de référence précieuse pour les activités de paramétrage.

Peu importe la qualité de la formation de l'équipe et son engagement dans le processus de mise en œuvre, il est naturel que des doutes et des questions surgissent lors des premières étapes avec un nouveau système.

Le service de support en phase de lancement a pour but d'aider les utilisateurs, sur site, à garantir l'entrée en production du système et à suivre son utilisation pendant une période suffisante pour compléter l'opérationnalisation des nouvelles solutions.

Les utilisateurs se sentiront plus à l'aise lorsqu'ils commenceront à utiliser la nouvelle application, car ils auront un consultant à leurs côtés prêt à répondre à toutes leurs questions. Les premiers doutes sont rapidement clarifiés et le niveau d'attention offert à ce moment est bien plus élevé.

Un autre avantage important est l'aide à surmonter la résistance au changement, naturelle dans tout processus de mise en œuvre impliquant de nouvelles applications.

Le support en phase de lancement est effectué dans un environnement de production du système où les utilisateurs pourront exprimer et résoudre leurs doutes concernant la nouvelle application directement avec le consultant, les aidant dans leur travail.

L'audit du système de gestion est toujours un moment de stress et d'anxiété élevés pour une organisation, même si elle est bien préparée. Bien que les exigences normatives soient clairement définies par rapport à l'audit, il y a toujours une marge pour des interprétations subjectives. Il est possible qu'un détail non remarqué échappe à l'attention, compromettant ainsi tous les efforts et la dévotion fournis jusqu'à présent.

Dans le but de minimiser les risques et d'apporter une sérénité au client à ce moment important et décisif, SoftExpert propose le service d'assistance pré-audit.

Un consultant SoftExpert, spécialisé dans la norme ISO 9001, applique une liste de contrôle pour vérifier si, du point de vue des systèmes SoftExpert, tout est en ordre. Toutes les anomalies sont immédiatement identifiées et des plans d'action en temps opportun pour y remédier peuvent être mis en œuvre.

De nombreuses situations typiques méritent une attention particulière avant qu'un audit ne soit réalisé, telles que la libération des tâches à faire, la modification des délais des plans d'action, les prémisses dans les documents et l'accès au système, entre autres.

En ce qui concerne l'audit, mieux vaut prévenir que guérir.

Les processus sont au cœur du fonctionnement d'une organisation. Ils représentent la manière dont une organisation transforme les intrants en extrants, ajoutant de la valeur à ses produits et services, satisfaisant ses clients et produisant des résultats.

La cartographie des processus permet d'avoir une vue au-delà des activités fonctionnelles isolées et offre une vision intégrée et holistique de ces activités, se transformant en un important instrument de gestion.

Après le service de cartographie des processus, il reste la tâche d'automatisation et de mesure de certains processus. C'est une tâche qui demande du temps et des ressources. Malgré son importance reconnue, les organisations n'ont pas toujours les conditions idéales pour prioriser cette activité. Pour répondre à ce besoin, SoftExpert propose le service de cartographie, d'automatisation et de mesure des processus. Un consultant SoftExpert spécialisé dans les outils de processus est chargé de transférer, dans le système, tous les processus et leurs indicateurs respectifs, déjà définis par le client mais qui n'ont pas encore été insérés dans le système. Ainsi, une équipe de professionnels du client peut se consacrer à des activités plus valorisantes pour l'entreprise et laisser cette tâche de nature plus opérationnelle à SoftExpert.

Automatisation 

Le consultant SoftExpert, avec le client, effectue également une analyse pour vérifier la faisabilité d'automatiser le processus via le composant SoftExpert Workflow, ce qui permet de contrôler automatiquement le flux. L'automatisation des processus minimise le transfert des tâches, réduisant ainsi les temps de cycle. Le système garantit non seulement une amélioration de la production, mais aussi que toutes les instances de processus suivent les mêmes règles et sont conformes au modèle de processus défini.

Mesure 

En plus de la cartographie et de l'automatisation, il est également important de mesurer et de surveiller. La mesure est une condition préalable à la gestion efficace des processus d'une organisation. Si le client le souhaite, le consultant SoftExpert peut également effectuer une analyse pour identifier les indicateurs appropriés pour permettre le suivi et la mesure des performances du processus, le tout de manière intégrée via le composant SoftExpert Performance.